I rappresentanti dei Dipartimenti e della Cancelleria federale sono l'anello di congiunzione tra l'organizzazione di RUMBA e, rispettivamente, il Dipartimento di appartenenza o la Cancelleria federale. Assicurano che gli Uffici chiave loro assegnati siano coinvolti nelle discussioni su temi strategici.
I rappresentanti dei Dipartimenti e della Cancelleria federale sono responsabili della definizione degli obiettivi rispettivamente del Dipartimento di appartenenza e delle relative unità o della Cancelleria federale. Essi verificano il raggiungimento degli obiettivi e coordinano la comunicazione e le misure relative a RUMBA che rientrano nella propria area di competenza.